W każdej firmie nadchodzi moment, gdy któraś z zatrudnionych osób opuszcza organizację – czy to rezygnacja, zwolnienie, emerytura czy inny powód. Chociaż często pomijany lub traktowany z mniejszą uwagą w porównaniu do onboardingu pracownika, offboarding (zapisywany również jako off-boarding) jest równie istotny dla zapewnienia płynnego przejścia, zachowania dobrych relacji oraz ochrony wizerunku i zasobów organizacji.
Offboarding – co to znaczy?
Zarządzanie odejściem zatrudnionej osoby z firmy ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia płynności operacyjnej i utrzymania pozytywnego wizerunku organizacji. Offboarding pracownika – co to właściwie znaczy?
Proces ten nie tylko wpływa na odchodzącą z pracy osobę, ale również na zespół, kulturę organizacyjną oraz postrzeganie przedsiębiorstwa przez klientów i partnerów biznesowych. Obejmuje on szereg działań administracyjnych, takich jak finalizacja spraw finansowych, zwrot sprzętu firmowego czy dostępu do systemów, ale również aspekty miękkie, takie jak przekazanie wiedzy i spotkanie pożegnalne.
Właściwie przeprowadzony offboarding pozwoli utrzymać dobre relacje w firmie po odejściu danej osoby z pracy. To z kolei ułatwi przyszłe procesy rekrutacyjne oraz wpłynie pozytywnie na pozyskanie kontrahentów, którzy cenią firmy szanujące swoich pracowników, nawet po zakończeniu współpracy.
Jest to proces, który niewątpliwie warto jest standaryzować. Obecnie dostępnych jest wiele narzędzi informatycznych, które pozwolą Wam zaprojektować wzorcowy proces offboardingowy dla każdego typu stanowiska pracy, a następnie monitorować przebieg procesu offboardingu dla każdej osoby, która wkracza w ten proces.
Dlaczego off-boarding jest ważny?
Nowoczesne metody HR zakładają odpowiednie powitanie i pożegnanie zatrudnionych osób. Rozpoczęcie procesu rozstania z pracownikiem wymaga oczywiście poinformowania go o zakończeniu współpracy. Poza tym do głównych działań off-boardingu należy:
-
Zabezpieczenie wiedzy i zasobów: Poprzez systematyczne przekazanie projektów, dokumentów i wiedzy specjalistycznej, organizacja minimalizuje ryzyko utraty cennych informacji. Ponadto, zwracanie uwagi na zwrot sprzętu i odzyskanie dostępów zabezpiecza zasoby firmy.
-
Wsparcie dla pozostałych pracowników: Offboarding pomaga w zarządzaniu zmianą wśród zespołu, redukując niepewność i negatywne emocje, które mogą pojawić się w wyniku odejścia kolegi z pracy.
-
Pozostawienie pozytywnego wrażenia: Ostatnie wrażenie jest równie ważne jak pierwsze. Profesjonalnie przeprowadzony proces zakończenia współpracy sprawia, że odchodzący pracownik zachowuje pozytywny obraz firmy, co ma znaczenie dla jej reputacji.
Jak dobrze przeprowadzić offboarding pracownika?
Zakończenie współpracy pomiędzy pracodawcą a pracobiorcą wymaga przygotowania planu oraz jego realizacji. Podczas przeprowadzania off-boardingu należy zadbać o kilka istotnych aspektów.
Każda organizacja powinna posiadać standardowe procedury, które mogą być dostosowywane do indywidualnych przypadków. Plan powinien obejmować listę zadań do wykonania, terminy oraz osoby odpowiedzialne za cały proces. Upewnij się, że wszystkie kwestie administracyjne, takie jak finalizacja płatności, zwrot sprzętu czy anulowanie dostępów, są należycie załatwione.
Trzeba zadbać także o przekazanie wiedzy innym osobom. Zorganizuj zebrania firmowe, podczas których odchodzący pracownik będzie mógł przekazać swoje zadania, projekty oraz wszelką ważną wiedzę swoim następcom lub członkom zespołu.
Rozmowa pożegnalna z przełożonym jest kluczowym elementem offboardingu. To szansa, by zrozumieć powody odejścia z firmy, zebrać feedback na temat pracy w organizacji i móc zidentyfikować obszary do poprawy.
Na koniec warto zorganizować pożegnalne spotkanie z zespołem, aby podziękować pracownikowi za wspólnie spędzony czas i wkład w rozwój firmy. Każda taka sytuacja buduje pozytywne relacje i kulturę organizacyjną w miejscu pracy.
Utrzymanie pozytywnych relacji po odejściu pracownika
Utrzymanie pozytywnych relacji z osobami kończącymi karierę może mieć długofalowe korzyści dla organizacji, wpływając pozytywnie na jej wizerunek i możliwości rekrutacyjne. Dobrze przeprowadzony proces off-boardingu jest kluczowy dla zachowania dobrych stosunków z byłym pracownikiem, nawet po zakończeniu formalnej współpracy.
Praktyki, które kładą nacisk na profesjonalizm, empatię i otwartość na przyszłą współpracę, mogą przynieść nieocenione korzyści organizacji, wpływając na jej postrzeganie zarówno przez obecnych, jak i przyszłych zatrudnionych, a także przez szerszą społeczność biznesową.
Rozstanie w dobrych relacjach
Proces wypowiedzenia zasługuje na taką samą uwagę, jak wprowadzenie nowej osoby do firmy. Dobrze przeprowadzony, nie tylko chroni zasoby firmy i pomaga w płynnym przejściu pomiędzy statusem zatrudnienia, ale również wzmacnia markę pracodawcy i relacje międzyludzkie w organizacji.
Uzyskaj dostęp do profesjonalnego programu i skorzystaj z możliwości, jaką daje Ci Offboarding HR. W ten sposób poznasz najlepsze praktyki, które sprawią, że każde odejście pracownika z Twojej firmy będzie przebiegało w sposób uporządkowany i pozytywny dla wszystkich stron.
