Model kompetencji określa, jakiej wiedzy, umiejętności i sposobu działania firma oczekuje od pracowników. Przekłada wymagania organizacji na konkretne opisy, poziomy i profile stanowiskowe. AMIGO pozwala odwzorować model kompetencyjny w systemie, tak aby HR, menedżerowie i pracownicy korzystali ze wspólnych definicji.
Model kompetencji w organizacji może obejmować wymagania wspólne dla całej firmy oraz elementy właściwe dla poszczególnych funkcji. Innego przygotowania potrzebuje operator, innego specjalista jakości, a jeszcze innego kierownik zespołu. W AMIGO można przypisywać kompetencje do ról, określać oczekiwane poziomy i aktualizować model wraz ze zmianami w przedsiębiorstwie.
Model kompetencji to uporządkowany zbiór kompetencji wraz z definicjami i opisami poziomów ich opanowania. Określa wspólne zasady opisywania wymagań w firmie. Dzięki temu takie pojęcia jak samodzielność, współpraca czy rozwiązywanie problemów mają ustalone znaczenie.
Profil kompetencyjny stanowiska jest wyborem elementów tego modelu, potrzebnych do wykonywania konkretnej roli. Zawiera kompetencje i przypisane im poziomy oczekiwane. Dwa stanowiska mogą więc korzystać z tej samej definicji, ale wymagać różnego stopnia samodzielności lub zakresu odpowiedzialności.
Warto odróżnić profil stanowiska od informacji o przygotowaniu konkretnej osoby. Profil stanowiska opisuje oczekiwania, natomiast wyniki pracownika pokazują, w jakim stopniu je spełnia. Ich porównanie jest podstawą dalszej oceny kompetencji.
Punktem wyjścia są zadania, odpowiedzialności i warunki wykonywania pracy. Sama nazwa stanowiska nie wystarcza — podobnie nazwane role mogą mieć inny zakres obowiązków w centrali, oddziale lub zakładzie produkcyjnym.
Podczas przygotowania modelu warto wykorzystać opisy stanowisk, dokumentację procesową oraz rozmowy z menedżerami i osobami wykonującymi daną pracę. Pozwala to ustalić, jakie kompetencje na stanowisku pracy rzeczywiście wpływają na jakość i samodzielność działania.
W modelu można wyróżnić na przykład:
Liczbę elementów należy dopasować do roli. Rozbudowana lista podobnych wymagań może utrudniać korzystanie z modelu. Każda kompetencja powinna wnosić odrębną informację i mieć uzasadnienie w rzeczywistych obowiązkach.
Kompetencje miękkie i twarde uzupełniają się w codziennej pracy. Znajomość narzędzia lub procedury często musi iść w parze z umiejętnością przekazania informacji, ustalenia priorytetów czy współpracy z innymi osobami.
Przykładowo, specjalista obsługujący reklamacje potrzebuje znajomości produktu i zasad prowadzenia spraw, a także umiejętności wyjaśniania decyzji klientowi. Kierownik powinien rozumieć procesy w swoim obszarze i potrafić organizować pracę zespołu. Profil kompetencyjny pozwala uwzględnić oba rodzaje wymagań.
Formalne kwalifikacje i uprawnienia mogą uzupełniać opis stanowiska, ale warto wykazywać je odrębnie od poziomu opanowania danej umiejętności. Posiadanie dokumentu i sprawne wykonywanie zadania dostarczają różnych informacji o przygotowaniu osoby do pracy.
Model kompetencji pracowników powinien być na tyle szczegółowy, aby ograniczać niejasności, i na tyle czytelny, aby można było korzystać z niego podczas rozmowy z pracownikiem. W AMIGO uporządkujesz jego elementy zgodnie z zasadami przyjętymi w organizacji.
| Element modelu | Co określa? |
| Nazwa kompetencji | Obszar wiedzy, umiejętności lub zachowań objęty opisem |
| Definicja | Znaczenie kompetencji i granice jej zakresu |
| Opisy poziomów | Różnice w samodzielności, złożoności zadań lub sposobie działania |
| Wskaźniki zachowań | Przykłady pozwalające rozpoznać dany poziom w pracy |
| Przypisanie do stanowiska | Role, w których kompetencja jest potrzebna |
| Poziom oczekiwany | Wymagany stopień opanowania kompetencji w konkretnej roli |
Taka struktura pozwala korzystać z jednego słownika przy tworzeniu wielu profili. Ułatwia też aktualizację wymagań bez przygotowywania osobnych, niespójnych opisów dla każdego działu.
Opis kompetencji powinien wyjaśniać, co pracownik robi w określonych sytuacjach. Zamiast pozostawiać ogólne hasło „komunikatywność”, można wskazać przekazywanie kompletnych informacji przy zmianie zespołu, potwierdzanie ustaleń i wyjaśnianie niejasności przed rozpoczęciem zadania.
Poziomy powinny pokazywać istotne różnice w sposobie działania. Przy obsłudze określonego procesu mogą dotyczyć wykonywania typowych czynności ze wsparciem, samodzielnego prowadzenia standardowych spraw oraz rozwiązywania bardziej złożonych przypadków. Konkretne opisy trzeba jednak dopasować do charakteru kompetencji.
Najwyższy poziom nie musi być wymagany na każdym stanowisku. Profil powinien odpowiadać obowiązkom, a nie zakładać ekspercką biegłość we wszystkich obszarach. Staż pracy również nie powinien automatycznie przesądzać o przypisaniu wyższego poziomu.
Przed wdrożeniem warto sprawdzić opisy z menedżerami na przykładach rzeczywistych zadań. Jeśli ten sam zapis prowadzi do różnych interpretacji, należy go doprecyzować.
Dzięki AMIGO łatwo uporządkujesz swój model i przeniesiesz go do systemu, z uwzględnieniem swojego słownika i profili. Jeśli Twoja firma dopiero pracuje nad swoim modelem, możesz skorzystać z naszej gotowej bazy.
Prace obejmują kolejne etapy:
1. Ustalenie celu i zakresu — określ, do czego model ma służyć i jakie grupy stanowisk obejmie.
2. Uporządkowanie słownika — wpisz nazwy, definicje i opisy poziomów, uwzględniając język używany w firmie.
3. Przygotowanie profili — przypisz właściwe kompetencje i oczekiwane poziomy do ról.
4. Konfigurację i testy — sprawdź przypisania, dostęp do informacji i sposób prezentacji danych.
Model można najpierw uruchomić dla wybranego działu lub grupy stanowisk. Pilotaż pozwala poprawić niejasne definicje i sprawdzić użyteczność profili przed rozszerzeniem zakresu.
Czytelny profil kompetencyjny pomaga menedżerowi wyjaśnić oczekiwania związane z rolą. Pracownik wie, jakie umiejętności są potrzebne i co oznacza wymagany poziom. HR może natomiast korzystać ze spójnych definicji w różnych działach.
Model stanowi podstawę szerszego zarządzania kompetencjami. Pozwala odnosić dalsze działania do ustalonych wymagań, zamiast każdorazowo tworzyć kryteria od początku. Przy zmianie obowiązków można porównać profile i określić, jakie przygotowanie będzie potrzebne.
Samo opracowanie dokumentu nie zapewnia jednak jego wykorzystania. Ważne są dostępność opisów, zrozumienie zasad przez menedżerów i regularne sprawdzanie, czy wymagania nadal odpowiadają rzeczywistej pracy.
Modele kompetencyjne powinny uwzględniać zmiany technologii, procesów i odpowiedzialności. AMIGO pozwala modyfikować zakres kompetencji, ich przypisania do ról oraz wymagane poziomy. Organizacja może więc rozwijać model bez tworzenia całej struktury od początku.
Warto ustalić, kto odpowiada za aktualizacje i zatwierdza nowe opisy. Zmiana definicji lub skali ma znaczenie dla interpretacji wcześniejszych wyników, dlatego należy określić moment obowiązywania nowych wymagań i poinformować o nich użytkowników.
Chcesz uporządkować model kompetencji w organizacji lub przenieść istniejące profile do AMIGO? Skontaktuj się z PMConsulting. Omówimy zakres modelu, potrzeby użytkowników i sposób jego wdrożenia.
1. Ile pracy po stronie HR wymaga wdrożenie modelu w AMIGO?
Zakres zaangażowania zależy od liczby stanowisk i gotowości materiałów. HR ustala definicje, profile i poziomy, a zespół PMConsulting wspiera przygotowanie rozwiązania i konfigurację. Prace można prowadzić etapami, zaczynając od wybranej grupy ról.
2. Jakiego wsparcia udziela PMConsulting?
Jesteśmy w stanie zaciągnąć słownik kompetencji, profile stanowiskowe i opisy poziomów np. z pliku excel, aby Twój zespół nie musiał ich ręcznie wklikiwać w systemie. Doradzamy, jakie są optymalne ustawienia w AMIGO. Możesz też wykorzystać bazę gotowych kompetencji do dalszego dopracowania, jeśli Twoja firma nie ma jeszcze własnego modelu. Zakres wsparcia dopasowujemy do materiałów i procesów istniejących w firmie.
3. Czy model można zmienić po wdrożeniu systemu?
Tak. W AMIGO można aktualizować kompetencje, poziomy oczekiwane i przypisania do stanowisk. Przy zmianach należy uwzględnić ich wpływ na profile i porównywalność wcześniejszych wyników, a także poinformować użytkowników o nowych wymaganiach.
4. Jak model kompetencji pomaga poprawić organizację pracy zespołu?
Wyjaśnia, jakiego przygotowania wymagają poszczególne zadania i role. Ułatwia ustalanie oczekiwań, dobór wsparcia i przygotowanie osób do zmiany obowiązków. Jego użyteczność zależy od zgodności opisów z rzeczywistą pracą oraz stosowania ich przez menedżerów.
