Zmiana stanowiska, przełożonego lub statusu zatrudnienia często wymaga aktualizacji informacji w kilku aplikacjach. Ręczne przenoszenie danych zajmuje czas i zwiększa ryzyko rozbieżności. Integracje systemów HR pozwalają uporządkować wymianę informacji między AMIGO a rozwiązaniami używanymi w Twojej organizacji.
W PMConsulting projektujemy połączenia dopasowane do procesów firmy, jej struktury i możliwości technicznych poszczególnych aplikacji. Ustalamy, jakie dane mają być przekazywane, skąd pochodzą i w których działaniach będą wykorzystywane. Dzięki temu nasza platforma HR może wspierać pracę zespołu bez konieczności ponownego uzupełniania tych samych informacji w każdym obszarze.
Zakres integracji dobieramy do potrzeb średnich i dużych organizacji, również wielooddziałowych. Można rozpocząć od podstawowych danych pracowników i struktury organizacyjnej, a następnie rozwijać wymianę informacji o kolejne procesy.
Integracja systemu HR to uzgodniona wymiana danych między aplikacjami. Określa nie tylko sposób ich przesyłania, lecz także kierunek, częstotliwość i zasady obsługi zmian. Może obejmować przekazywanie informacji do AMIGO, wysyłanie danych z platformy lub wymianę w obu kierunkach.
Przykładowo system kadrowy może dostarczać informacje o zatrudnieniu, dziale i przełożonym. AMIGO wykorzystuje je następnie w uruchomionych procesach, takich jak przypisywanie uczestników ocen czy udostępnianie informacji odpowiednim grupom.
Jednorazowe przeniesienie danych podczas wdrożenia ma inny cel niż późniejsza, regularna synchronizacja. Dlatego ustalamy zarówno zakres początkowego zasilenia platformy, jak i sposób utrzymywania informacji po uruchomieniu.
Integracja nie oznacza automatycznej aktualizacji wszystkich aplikacji w tej samej chwili. Dostępność nowych danych zależy od przyjętego harmonogramu wymiany i poprawnego wykonania operacji.
Analizujemy połączenia z rozwiązaniami, które dostarczają informacji potrzebnych w procesach obsługiwanych przez AMIGO. Zakres może obejmować:
Każde połączenie wymaga sprawdzenia, jakie mechanizmy wymiany udostępnia dany system. Możliwość odczytu informacji nie musi oznaczać możliwości ich zmiany, a dostęp do jednego zakresu danych nie przesądza o dostępności pozostałych.
Jeżeli standardowe funkcje nie odpowiadają potrzebom organizacji, analizujemy możliwość rozszerzenia rozwiązania o dedykowane moduły HR. Zakres dodatkowych prac ustalamy przed rozpoczęciem realizacji.
Integracja systemów kadrowo-płacowych pozwala wykorzystać dane prowadzone przez dział kadr w procesach miękkiego HR. Nie wymaga przy tym przenoszenia całej dokumentacji ani wszystkich informacji płacowych do AMIGO. Wybieramy dane potrzebne do konkretnych zadań.
Na początku określamy system nadrzędny dla poszczególnych informacji. Przykładowo dane o zatrudnieniu mogą być utrzymywane w aplikacji kadrowej, a informacje o realizacji działań rozwojowych – w AMIGO. Taki podział ogranicza sytuacje, w których ta sama informacja jest niezależnie zmieniana w dwóch miejscach.
Uzgadniamy również sposób rozpoznawania pracownika między systemami. Ma to znaczenie przy podobnych nazwiskach, ponownym zatrudnieniu lub pracy w kilku spółkach. Sprawdzamy też daty obowiązywania zmian, aby informacja o przyszłym przeniesieniu do innego działu nie została zastosowana przed właściwym terminem.
Integracja może zasilać portal pracowniczy i pozostałe uruchomione moduły. Nie oznacza jednak, że wszyscy użytkownicy otrzymują dostęp do pełnego zakresu przekazywanych danych. Ich widoczność wynika z odrębnie ustalonych uprawnień.
Aktualne informacje o strukturze firmy pomagają kierować zadania do odpowiednich osób. Po przyjęciu pracownika potrzebne dane mogą zostać wykorzystane do przygotowania jego udziału w procesach HR. Zmiana przełożonego może natomiast wpływać na ścieżki akceptacji i dostęp do informacji o zespole.
Podczas projektowania integracji ustalamy, które zmiany mają uruchamiać określone działania, a które wymagają dodatkowej weryfikacji. Nie każdy zapis w systemie kadrowym powinien od razu powodować zmianę uprawnień lub rozpoczęcie nowego procesu.
Szczególnej uwagi wymaga obsługa kont. Przekazanie daty zakończenia zatrudnienia, utworzenie zadania dla IT i faktyczne zablokowanie konta to odrębne czynności. Automatyczne wykonanie operacji w innym systemie wymaga odpowiedniego połączenia, uprawnień i potwierdzenia rezultatu. Nie należy utożsamiać samej synchronizacji danych pracownika z zarządzaniem wszystkimi jego dostępami.
Automatyzacja ogranicza ręczne przepisywanie, ale nie naprawia samodzielnie błędnych informacji w systemie źródłowym. Dlatego integracje HR przygotowujemy razem z zasadami kontroli jakości i odpowiedzialności za dane.
Przed uruchomieniem uzgadniamy między innymi:
Ustalamy także zakres danych dostępnych dla połączenia technicznego i wymagania dotyczące ich ochrony podczas przesyłania. Integracja powinna otrzymywać dostęp potrzebny do uzgodnionych operacji, z uwzględnieniem zasad bezpieczeństwa organizacji.
W testach sprawdzamy nie tylko prawidłowe przesłanie danych. Weryfikujemy również zachowanie rozwiązania przy brakującym polu, przerwaniu połączenia czy ponownym przekazaniu tej samej zmiany.
Projekt rozpoczynamy od rozmowy z osobami odpowiedzialnymi za procesy HR i środowisko IT. Określamy cel biznesowy połączenia, źródła danych oraz wymagania aplikacji. W razie potrzeby uwzględniamy współpracę z dostawcą systemu, z którym ma komunikować się AMIGO.
Następnie przygotowujemy zasady wymiany, konfigurację i testy. Sprawdzamy, czy informacje trafiają do właściwych rekordów i czy mogą być prawidłowo wykorzystywane w docelowych procesach. Przed uruchomieniem uzgadniamy sposób przełączenia na nowy obieg oraz postępowanie w razie problemów.
Wdrożenie można podzielić na etapy, aby ograniczyć zakres zmian wprowadzanych jednocześnie. Harmonogram uwzględnia bieżącą pracę działu kadr i terminy ważnych procesów. Ewentualne przerwy lub ograniczenia ustalamy wcześniej; sam etapowy model nie stanowi gwarancji wdrożenia bez zakłóceń.
Po uruchomieniu zapewniamy wsparcie techniczne i możliwość dalszego rozwoju. Aktualizacje aplikacji, zmiany struktury danych lub nowe procedury mogą wymagać ponownej weryfikacji połączenia.
Chcesz ograniczyć ręczne przenoszenie informacji między systemami? Skontaktuj się z PMConsulting. Przeanalizujemy potrzebne integracje i określimy, jak połączyć AMIGO z rozwiązaniami używanymi w Twojej firmie.
1. Jak zapewniamy spójność danych przekazywanych między systemami?
Określamy źródło poszczególnych informacji, sposób identyfikacji pracowników oraz zasady przyporządkowania pól. Testujemy aktualizacje, obsługę braków i powtarzających się zapisów. Ustalamy również, kto reaguje na błędy, ponieważ sama synchronizacja nie gwarantuje poprawności danych źródłowych.
2. Czy wdrożenie integracji może wpłynąć na pracę działu kadr?
Tak, jego wpływ zależy od zakresu zmian i sposobu uruchomienia. Testy, etapowe wdrożenie oraz uzgodniony harmonogram pomagają ograniczyć ryzyko zakłóceń. Przed rozpoczęciem pracy na nowym połączeniu określamy ewentualne ograniczenia i sposób obsługi spraw w razie problemów.
3. Jakie wsparcie PMConsulting zapewnia po uruchomieniu integracji?
Zapewniamy pomoc techniczną w uzgodnionym zakresie oraz możliwość dostosowania integracji do zmian w organizacji i aplikacjach. Zasady zgłaszania problemów, odpowiedzialność stron i warunki obsługi określamy w ramach współpracy. Zmiany po stronie zewnętrznego systemu wymagają udziału jego dostawcy.
4. Jakie są wymagania techniczne dotyczące wdrożenia integracji systemów HR?
Potrzebne są informacje o aplikacjach, zakresie danych i dostępnych mechanizmach wymiany. Uzgadniamy także uprawnienia, wymagania bezpieczeństwa i warunki testowania. Szczegółowe wymagania zależą od konkretnego połączenia, dlatego ustalamy je we współpracy z działem IT i dostawcami systemów.
